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Die ultimative Party Checkliste für die perfekte Party mit allem woran man denken muss

14. September 2019 - Anika Obermann

Die ultimative Party Checkliste – Partyplanen leicht gemacht


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Die Stimmung ist super, die Location einfach schön gestaltet und alle sind sich einig: in dieser Party steckt verdammt viel Planung. Diese Party Checkliste hilft dir Zeit zu sparen und die perfekte Party auf die Beine zu stellen!

Was brauche ich unbedingt, woran gilt es zu denken und wann sollte ich mich darum kümmern? Mit dieser Party Checkliste bewahrst du von Anfang an den Überblick über die wichtigen Schritte der Partyplanung. Der Schlüssel mit möglichst wenig Zeitaufwand und Stress eine tolle Party auf die Beine zu stellen besteht darin, mit Listen zu arbeiten und am besten mit einem Zeitplan.

Mit dieser Party Checkliste erspart man sich von Anfang an viel Arbeit und kann Zeit in die Vorbereitung von Spielen für den Kindergeburtstag, besondere Aktionen für die Geburtstagsparty stecken oder schöne Partydeko für Silvester, Halloween oder eine Mottoparty selber basteln.

Bei Abenteuer Freundschaft gibt es noch mehr Ideen zum zusammen feiern und Anleitungen zum Zeit sparen! Von Ideen für besondere Mottoparty-Themen und Partyspielen bis zu Ideen für besondere Aktionen. Im Freizeitideen-Finder kannst du nach Lust und Laune nach Ideen stöbern!

Die ultimative Party Checkliste

Häng diese Party Checkliste einfach an den Kühlschrank und hake ab, was du erledigt hast. Mit der richtigen Vorbereitung kann jeder eine perfekte Party umsetzen!

3-4 Wochen vor der Party

  • Beginne mit der Partyplanung!
  • Soll es ein Motto geben? Für den Kindergeburtstag und Partys zu runden Geburtstagen sehr empfehlenswert!
  • Suche online zum Anlass / Partymotto passende Ideen, Partydeko, Spiele, Outfits und Rezepte
  • Gästeliste erstellen – markiere Vegetarier und Veganer farbig, sind Kinder dabei?
  • Location auswählen und ggf. buchen: orientiere dich dafür an der Anzahl der Gäste bzw. passe deine Gästeliste an
  • Termin festlegen und Uhrzeit
  • Wie viel Budget steht mir zur Verfügung?
  • Einladungen passend zum Anlass und Motto gestalten
  • Einladungen schreiben und verschicken: Ort, Datum, Uhrzeit, Anlass, Kleiderordnung und ggf. Motto und die Bitte um Zu- oder Absage bis spätestens 2 Wochen vor der Party nicht vergessen!
  • Musik: Gibt es Livemusik oder eine Playliste? Wenn du eine Band oder einen DJ buchen möchtest, solltest du jetzt schon buchen.
  • Bestelle / besorge Partydeko und Partyzubehör, für das du dich entschieden hast
  • Benötigst du einen Pavillion oder ein Bierzelt, Bierbänke und ggf. Stehtische? Recherchiere einen Verleih und reserviere was du benötigst oder frag Bekannte und notiere dir, von wem du was ausleihst.
  • Ggf. gewünschte Partydeko selber basteln
  • Soll es Programm geben? Ggf. Aktionen oder Unterhaltung buchen, Partyspiele recherchieren und alles dafür besorgen. Ganz wichtig: erstelle gleich einen groben Ablaufplan!
  • Du planst eine große Party? Frage 3-4 Freunde, ob sie dir beim Einkaufen, Aufbauen und Aufräumen nach der Party helfen.
  • Bitte die Gäste, Speisen und Snacks zum Buffet beizusteuern – sehr empfehlenswert!

2 Wochen vor der Party

  • Zu- und Absagen durchgehen und Gästeanzahl als Maßstab für die kulinarische Planung notieren
  • Bleiben Gäste über Nacht? Wo übernachten sie?
  • Was gibt es zu Essen? Fingerfood, Buffet oder Catering? Drucke Rezepte aus und erstelle eine Einkaufsliste. Buche ggf. einen Catering Service. Denke an einen Mitternachtssnack.
  • Was gibt es zu Trinken? Erstelle eine Getränkeliste.
  • Ergänze ggf. auf der Einkaufsliste: Müllbeutel, Klopapier, Küchenrolle, Einweghandschuhe, Spüllappen, Geschirrspülmittel, Edding zum Beschriften der Einwegbecher mit dem Namen
  • Partyspiele: Soll es welche geben und was brauchst du dafür? Kennenlernspiele und Partyspiele helfen den Gästen miteinander ins Gespräch zu kommen, beschäftigen die Kids und lockern die Stimmung auf.
  • Kommen Kinder? Altersgemäße Mal-, Bastel,- und Spielsachen auf der Einkaufsliste ergänzen oder vorbereiten und ggf. Kinderspiele anbieten.
  • Du spielst selbst Musik ab? Erstelle eine Playliste.
  • Besorge / bestelle noch fehlende Partydeko und Partyzubehör

1 Woche vor der Party

  • Besuche persönlich Nachbarn und Mieter, die direkt über oder unter dir wohnen und gib ihnen Bescheid, wann du die Party feierst und das es lauter werden könnte. Lade sie ggf. ein vorbei zu kommen und bitte sie darum, falls es zu laut wird einfach Bescheid zu sagen.
  • Schreibe einen Aushang und informiere alle im Haus, dass du eine Party feierst mit Handynummer und der Bitte sich bei dir zu melden, falls es Beschwerden gibt. Hänge ihm an die Eingangstür oder das Infobrett im Hauseingang.
  • Einkaufen gehen: Besorge alles, was auf deinen Einkaufslisten für Getränke, Essen und Partyartikel steht zB. Einweg-Tischdecken, Teelichter, Tischblumen, Lampions, Girlanden, Erste-Hilfe-Set.
  • Hast du genug Geschirr, Gläser und Besteck? Ggf. von Freunden ausleihen oder auf Einweggeschirr zurück greifen.
  • Checke die Stromversorgung und überlege dir wo du den DJ / die Band / die Musik abspielst und wo du Strom benötigst. Besorge ggf. noch Verlängerungskabel etc.
  • Entscheide dich für ein Partyoutfit (Achtung: achte bei Outfits für Mottopartys auf Lieferfristen bei Online-Versandshops, damit dein Outfit rechtzeitig eintrifft). Wenn etwas fehlt oder du noch etwas ändern magst, hast du noch genug Zeit, dies zu tun.

1 Tag vor der Party

  • Getränke kalt stellen
  • Crushed Ice besorgen oder Eiswürfel vorbereiten
  • Die letzten Dinge von der Einkaufsliste kaufen: leicht verderbliche Speisen wie Obst, Eis etc.
  • Tische / Stühle usw. schon einmal bereit stellen
  • Schlafplätze für Gäste vorbereiten
  • Checke ob das Wlan funktioniert
  • Lade die Kamera auf, leere die Speicherkarte und überlege dir ggf. wen du bittest Fotos damit zu machen

Tag der Party

  • Bringe ggf. Wegmarkierungen wie Luftballons an, wenn Gäste zu einer entlegenen Partylocation anreisen.
  • Speisen, Fingerfood etc. am Vormittag fertig zubereiten
  • Richte einen Tisch als Buffet her – am besten mit Faltkärtchen, die vegetarische und vegane Speisen kennzeichnen
  • Stelle Gläser / Becher, Geschirr, Besteck und Servietten bereit – am besten direkt neben dem Buffet
  • Bereite den Platz für die Musikanlage und Boxen / den DJ / die Band vor und mache einen Soundcheck
  • Dekoriere die Partylocation (zusammen mit denen Helfern) und bereite alles für geplante Spiele vor
  • Decke ggf. den Tisch
  • Ggf. Musikanlage aufbauen und testen ob alles funktioniert
  • Erste-Hilfe-Set bereit legen (va. Pflaster sind wichtig)

2 Stunden vor der Party – letzte Vorbereitungen

  • Für die Party fertig machen
  • Musik anschalten und die Ruhe vor dem Sturm genießen

Nach der Party

  • Aufräumen: gemietete Räume müssen meist bis zu einer bestimmten Uhrzeit zurück gegeben werden
  • Ggf. Putzen
  • Gemietete Dinge zurück bringen
  • Lade die Fotos online z.B. bei Wetransfer hoch und verschicke den Link zum Download an die Partygäste

Auf unserem Ideenportal für Freizeitgestaltung gibt es viele Ideen für Geschenke und besondere Aktivitäten mit Freunden, der Familie und dem Partner zu entdecken. Wir freuen uns über deinen Like bei Facebook und über deine Weiterempfehlung!


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